Cyfryzacja – dlaczego teraz jest na nią idealny czas?

Cyfryzacja – dlaczego teraz jest na nią idealny czas?

Według badania Digital2020 dostęp do Internetu ma ponad 30 mln obywateli i jako naród średnio dziennie spędzamy online 6 godz. i 26 min. Te liczby dają jednoznaczną odpowiedź na pytanie: „Czy cyfrowy świat to nadal pieśń przyszłości czy rzeczywistość?”, którą dodatkowo w ostatnich miesiącach wzmocniła pandemia. Technologia jest obecna w życiu niemalże każdego Polaka, lecz nie każdy Polak jest tego świadomy w takim samym stopniu.

Pojawienie się cyfrowych urządzeń mobilnych najmocniej wpłynęło na poziom scyfryzowania życia. To, co jeszcze niedawno wydawało się obszarem dla wybranych, aktualnie jest dostępne dla każdego, w każdym momencie i w każdym miejscu. Jeszcze 20 lat temu wizja składania deklaracji podatkowych, realizacji przelewów bankowych czy zakupów bez wychodzenia z domów była opowieścią science fiction. Dzisiaj te same zadania dla pokoleń XXI wieku są równie naturalne jak chodzenie czy oddychanie.

Czy można zastąpić człowieka?
Cyfryzacja w naszej definicji to proces wdrażania technologii usprawniającej działania w organizacji wszędzie tam, gdzie automatyzacja poprawi, ułatwi lub wspomoże pracę człowieka. Jednak nadal cyfryzacja nie jest w stanie zastąpić w 100 proc. pracownika.
Świat programów, algorytmów i baz danych zna wiele języków, obsługuje setki użytkowników w jednej chwili, przeprowadza tysiące operacji w tym samym momencie, a przy tym nigdy nie śpi, nie obchodzi świąt, nie korzysta z urlopu. I mogłoby się wydawać, że cyfrowy system jest idealnym pracownikiem, to jednak nie ma emocji, przez co nie zbuduje relacji, nie zrealizuje indywidualnej potrzeby każdego klienta.
Stąd tak ważna w procesie cyfrowej transformacji jest świadomość, że technologia będzie wspierać, a nie zastępować pracowników na każdym szczeblu organizacji.

JAKIE KORZYŚCI NIESIE TRANSFORMACJA?
Czas

To jedna z największych korzyści, jakie daje organizacji wejście i rozwój cyfryzacji. To, co wcześniej było realizowane przez jednego lub kilku pracowników, zostanie przeniesione do programów i może być wykonywane bez ludzkiej pracy lub z jej minimalnym nakładem.
Poza oszczędnością czasu, technologia tworzy dodatkowe zasoby czasowe, ponieważ pracuje przez całą dobę i 7 dni w tygodniu. Jeżeli w procesie nie ma udziału człowieka, to aplikacja może sama przeprowadzać określone procesy nawet w środku nocy.

Przejrzystość
W cyfrowych procesach nie ma miejsca na takie określenia, jak: na oko, na wyczucie, zależy jaki mam humor itp. Programy pracują zawsze na twardych danych i określenie „na oko” jest zawsze zastępowane ściśle określonym „od i do”. W wielu organizacjach przenoszenie pisanych i niepisanych zasad biznesowych na ich cyfrowe odpowiedniki wymusza jednoczesną pracę nad standaryzacją działań, polityki cenowej, magazynowej i wielu innych obszarów organizacji, które przez wiele lat zmieniły swoje pierwotne założenia, często dostosowując się do obsługi różnych wyjątków, a odchodząc od efektywności działania.

Świadomość
Ujednolicone zasady zapisu danych o klientach, produktach, sprzedaży, zakupach czy płatnościach to podstawa do dalszego rozwoju działalności w oparciu o precyzyjne analizy. To, co wcześniej mogło umknąć jako margines, incydent czy niezauważalny trend, w cyfrowej organizacji jest w pełni i automatycznie oceniane i poddawane pod dyskusję w wybranych działach i na różnych szczeblach organizacji. W kolejnym etapie może przekładać się na automatyczne rekomendacje lub wręcz na działania.

Skalowalność
Większość nowoczesnych rozwiązań technologicznych coraz częściej budowanych jest na rozwiązaniach chmurowych, których kluczową przewagą jest elastyczne dopasowanie zasobów do aktualnej potrzeby. Rozwiązania budowane na chmurach największych potentatów, takich jak Amazon czy Google, korzystają z najnowszych technologii łączących jednocześnie bezpieczeństwo, nieograniczoną przestrzeń dyskową oraz szybkość działania.

Niższe koszty wejścia
Nowoczesne systemy informatyczne coraz częściej już u podstaw są budowane z perspektywą uruchomienia w wielu wersjach językowych, walutowych czy ze zróżnicowanym regionalnie asortymentem produktowym. Tak zbudowany system nie będzie wymagał wraz z wchodzeniem na kolejne rynki znaczących nakładów finansowych i w przewidywalnie krótkim czasie będzie mógł być dopasowany do uruchomienia z wersją dedykowaną pod nowy rynek zbytu.

NIEZBĘDNE KOMPETENCJE
Świadomość potrzeb
Trudno jest przewidzieć sukces jakiegokolwiek projektu, jeżeli inspiracja i oczekiwania są oparte o stwierdzenie „ponieważ wszyscy to mają”. Za podjęciem decyzji musi iść szersze przemyślenie potrzeb, aktualnych wyzwań, ograniczeń, w konsekwencji stwierdzenie – w jakich obszarach i w jaki sposób technologia najlepiej będzie wspierała biznes i przyniesie konkretne korzyści.
Dopiero mając taką wiedzę, można zacząć poszukiwać odpowiedniego rozwiązania i realizatora.

Świadomość technologii
To kluczowy obszar kompetencji niezbędny do przeprowadzenia cyfryzacji przy zachowaniu racjonalnego budżetu realizacji. Na rynku technologii bez trudu znajdziemy rozwiązania „szyte na miarę”, które mogą się wydawać najkorzystniejszą inwestycją. O ile skala biznesu, specyfika branży/produktu czy posiadane systemy nie wymuszają zastosowania niekonwencjonalnych rozwiązań, to zawsze warto wziąć pod uwagę rozwiązania budowane dla szerszego grona odbiorców i wykorzystujące zawartą już w nich wiedzę oraz doświadczenia innych użytkowników.
W takich rozwiązaniach najszybciej znajdziemy kompromis pomiędzy kosztami wdrożenia i utrzymania a dostępnymi funkcjonalnościami i łatwością zarządzania technologią. Wprowadzona technologia jednocześnie nie powinna być przesadzona (przysłowiowa „armata na muchę”) ani też nie powinna być niedoszacowana, najlepiej, aby po uruchomieniu pozwalała na rozwój w najbliższych 7-10 latach. Rozwój technologiczny jest tak duży, że przewidywanie rozwiązań, jakie będą dostępne za 10 czy 15 lat, jest mniej skuteczne od „wróżenia z fusów”.

Weryfikacja realizacji
Choć to już ostatni etap w procesie budowania (nie mylić z pełnym wdrożeniem w organizacji), to jednak od niego będzie w dużej mierze zależał sukces całego przedsięwzięcia. Tutaj pierwotna wizja konfrontuje się z rzeczywistością.
W tym miejscu najczęściej uwidacznia się poziom zrozumienia potrzeb biznesowych przez programistów budujących rozwiązania technologiczne. Im większe jest to zrozumienie, tym rozwiązanie powstaje w krótszym czasie, generuje niższe koszty i szybciej osiąga swój pełny zakres możliwości. Brak odpowiedniego zrozumienia pomiędzy obiema stronami najczęściej powoduje nagminnie przesuwane terminy oddania prac, zwiększające się koszty związane z poświęconym czasem, a finalnie zaledwie częściowe zadowolenie z końcowego efektu.

Technologia e-commerce w transformacji
Rozbudowana i nowoczesna platforma to dla klientów narzędzie, które nie tylko pozwoli zrealizować zakup w przestrzeni internetowej, ale też pomoże dopasować produkt do potrzeb; wskaże bieżące stany magazynowe w centrali i na oddziale; zaprezentuje ceny zgodne z wszystkimi indywidualnymi ustaleniami; poinformuje o statusie zamówień, płatności, reklamacji, zwrotów czy nawet pozwoli przeprowadzić procesy wyceny i negocjacji cenowych.
W organizacjach pracujących od wielu lat z wykorzystaniem technologii e-commerce, platforma jest pierwszym punktem kontaktowym pomiędzy klientem a organizacją. To w jej obszarze klient pozyskuje oczekiwaną informację na wszystkie niezbędne pytania. W takich organizacjach wiele transakcji jest realizowanych bez angażowania zasobów ludzkich, aż do momentu przygotowania przesyłki bez ograniczania klientowi dostępu do opiekuna handlowego.
Scyfryzowane podmioty są w stanie szybciej dopasować się do zmieniających się wymagań rynku, rozwijać zasięg działania, wprowadzać do oferty nowy asortyment, poszerzać szerokość oferty, tworzyć i rozwijać nowe kanały sprzedaży (np. B2C, dropshipping, cross-dock), wchodzić na rynki zagraniczne.

Jako Allwins swoje wieloletnie doświadczenie w biznesie, technologii i transformacji wykorzystują do wspierania organizacji we wdrażaniu technologii oraz rozwijają własną technologię One B2B commerce platform.

~TEKST: Marcin Duma, Artur Milecki, Allwins.org