11 / Biuletyn Informacyjny OIGPM / grudzień 2023 informacje< Zagrożenia i ryzyka wdrożenia systemu ERP Wdrożenie systemu ERP, mimo wszystkich korzyści i wydawać by się mogło oczywistych kroków, jakie następują po sobie, może napotkać różne bariery i ryzyka, których przykładową listę przedstawiam poniżej: 1. Opór ze strony personelu klienta: l Przejście na nowy system może spotkać się z oporem ze strony pracowników, którzy są przyzwyczajeni do istniejących procesów. 2. Niedoszacowanie zasobów: l Niedostateczna ocena zasobów, zarówno ludzkich, jak i finansowych, może prowadzić do opóźnień w harmonogramie wdrożenia oraz do przekroczenia budżetu. 3. Niedoprecyzowane wymagania: l Brak dokładnych i jasnych wymagań może prowadzić do niezrozumienia oczekiwań klienta, co z kolei może wpływać na błędy w dostarczanym oprogramowaniu. 4. Błędy w danych: l Przeniesienie danych z istniejących systemów do nowego ERP może prowadzić do błędów, co może mieć wpływ na poprawność funkcjonowania nowego systemu. 5. Niedostateczne szkolenie personelu: l Brak odpowiedniego szkolenia pracowników w korzystaniu z nowego systemu może prowadzić do niewłaściwego jego wykorzystania oraz obniżenia efektywności. 6. Problemy z integracją: l Oprogramowanie ERP często musi być zintegrowane z istniejącymi systemami w organizacji. Problemy z integracją mogą prowadzić do nieprawidłowego przesyłania danych i utraty spójności. 7. Problemy techniczne: l Awarie sprzętu, problemy z oprogramowaniem czy niedostateczna wydajność mogą wpłynąć na płynność wdrożenia oraz działanie systemu. 8. Zmiany w procesach biznesowych: l Wprowadzenie oprogramowania ERP często wymaga zmiany istniejących procesów biznesowych. Nieprawidłowe dostosowanie się do nowych procesów może prowadzić do utraty efektywności. 9. Brak wsparcia dostawcy: l Brak dostatecznego wsparcia ze strony dostawcy oprogramowania ERP może prowadzić do utraty czasu na rozwiązywanie problemów oraz utrudnić osiągnięcie oczekiwanych rezultatów. 10. Ryzyko przekroczenia harmonogramu: l Skomplikowane projekty ERP mogą być podatne na przekroczenie harmonogramu z powodu różnych problemów, takich jak błędy w planowaniu, zasoby ludzkie, techniczne czy związane z integracją. Rola prawnika w procesie wdrożenia ERP Rola prawnika w procesie wdrożenia systemu ERP jest kluczowa dla zabezpieczenia interesów klienta i zapewnienia prawidłowego przebiegu projektu. Przy analizie umów, prawnik skupi się na zapewnieniu, że warunki umowy są jasne, precyzyjne i korzystne dla klienta. Będzie również negocjował klauzule dotyczące gwarancji, odszkodowań, kar umownych, terminów dostawy, przeniesienia praw autorskich, udzielenia właściwych licencji (wyłączając tzw. vendor lock- -in) i innych kluczowych kwestii. To pomaga w zminimalizowaniu ryzyka prawnego związanego z nieprawidłowym wykonaniem umowy przez dostawcę oprogramowania. Nie można oczywiście pominąć zagadnienia danych osobowych, które w trakcie procesu wdrożenia są na bieżąco przetwarzane. W tym kontekście uregulowania towarzyszące umowie wdrożeniowej regulujące GDPR (RODO) także muszą być opracowane w sposób dostosowujący zapisy do warunków umowy głównej. Niejednokrotnie w procesie wdrożenia pojawia się także podwykonawca. Przygotowanie umów z tymi podmiotami to kolejny obszar, który jeśli zostanie zaniedbany, może doprowadzić do ukształtowania warunków współpracy w sposób niezapewniający ochrony interesów klienta przed potencjalnymi konfliktami i ryzykami prawno-biznesowymi związanymi z podwykonawcami. Również zarządzanie ryzykiem to obszar, który wymaga odpowiedniej pieczy radcy prawnego. Identyfikacja potencjalnych ryzyk prawnych związanych z wdrożeniem systemu ERP wymaga opracowania strategii zarządzania nimi oraz wprowadzenia właściwych zabezpieczeń prawnych w umowie, aby chronić przedsiębiorstwo w przypadku niepowodzeń. Współpraca z prawnikiem jest istotna także przy opracowywaniu dokumentacji wewnętrznej, takiej jak np.: regulaminu korzystania z systemu ERP lub przy szkoleniu pracowników, zwłaszcza w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących korzystania z systemu ERP. Przykładowy katalog roszczeń w przypadku niepowodzenia wdrożenia Roszczenia prawne przeciwko firmie nieudolnie wdrażającej program ERP mogą być uzależnione od wielu czynników, aczkolwiek w głównej mierze opierają się na treści zawartej umowy wdrożeniowej, przepisach obowiązującego prawa oraz okoliczności konkretnej sytuacji. Poniżej przedstawiam przykładowy katalog kategorii roszczeń, które mogą być rozważane w takiej sytuacji: 1. Rozwiązanie umowy: l W przypadku znaczącego niedopełnienia warunków umowy przez dostawcę programu ERP, klient może rozważyć rozwiązanie umowy. 2. Odszkodowanie za szkody: l Jeśli klient poniósł straty finansowe z powodu nieudanego wdrożenia, może dochodzić odszkodowania za poniesione szkody. 3. Gwarancje i rękojmia: l W umowie często zawierane są klauzule dotyczące gwarancji i rękojmi. Klient może żądać naprawy bądź wymiany wadliwego oprogramowania. 4. Zwrot kosztów: l Klient może żądać zwrotu poniesionych kosztów związanych z zakupem oprogramowania ERP oraz kosztów związanych z jego wdrożeniem. 5. Kary umowne: l Umowa może zawierać postanowienia dotyczące kar umownych za niedotrzymanie określonych terminów lub standardów jakościowych. 6. Naruszenie obowiązków informacyjnych: l Jeśli dostawca nie dostarczył wystarczających informacji dotyczących produktu lub procesu wdrożenia, klient może dochodzić roszczeń z tego tytułu. 7. Utrata danych: l Jeśli w wyniku nieudanego wdrożenia doszło do utraty danych, klient może żądać odszkodowania za poniesione straty. 8. Naruszenie standardów branżowych i prawa: l Jeśli dostawca naruszył standardy branżowe lub przepisy prawne dotyczące wdrożenia oprogramowania ERP, klient może mieć podstawy do dochodzenia roszczeń. Ważne jest, aby przed podjęciem działań prawnych dokładnie przeanalizować umowę oraz dokumentację związaną z wdrożeniem, aby określić, czy faktycznie doszło do naruszeń umownych. Podsumowując, rola radcy prawnego w procesie wdrożenia systemu ERP jest wielopłaszczyznowa i ważna. Od analizy umów i zabezpieczenia przed ryzykami prawno-biznesowymi, po dostosowanie się do regulacji ochrony danych osobowych, radca prawny odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpiecznego i zgodnego z prawem wdrożenia systemu ERP. Natomiast wiedza, jaką nabył w trakcie partycypacji we wdrożeniu, z pewnością zaprocentuje w razie ewentualnego zaistnienia sporu sądowego.
RkJQdWJsaXNoZXIy NzIxMjcz